Les éléments à savoir sur le logiciel de gestion des congés et des absences


Chaque salarié a le droit de s’absenter ou de prendre des congés en cas de besoin. La gestion de ces congés et de ces absences est une tâche difficile que ce soit dans les petites et moyennes entreprises ou dans les grandes sociétés. Ce travail nécessite également beaucoup de temps. La solution la plus efficace pour résoudre le problème est l’utilisation d’un logiciel de gestion des congés et des absences.

Les avantages d’utiliser un logiciel de gestion des congés et des absences

Le congé est un avantage qu’un salarié peut acquérir au fur et à mesure qu’il travaille. Les employés peuvent ne pas se présenter au travail pour de multiples raisons comme une maladie, un décès dans la famille ou un évènement familial. Les absences doivent toujours être justifiées tandis que les congés payés peuvent être refusés ou être validés selon le besoin de la société. Ainsi, le logiciel de gestion des congés et des absences vous permettent de voir en temps réels les nombres des salariés présents et tout ce qui concerne les congés. Vous pouvez dans ce cas prendre facilement une décision sur la validation des demandes sans vous soucier du sous-effectif et sans perdre beaucoup de temps au niveau de la vérification des soldes.
Chaque collaborateur a aussi la possibilité de visualiser la solde de ses congés à tout moment sans consulter le responsable. Cela facilite votre travail, car vous n’avez pas besoin de les vérifier à chaque fois qu’un employé souhaite avoir des renseignements à ce sujet. Le logiciel de gestion des congés et des absences donne aussi la possibilité aux salariés de déposer sa demande de congés ou d’absence en ligne.
Cet outil vous assure la sécurité de vos données personnelles. Les informations qui vont y être exportées ne seront pas utilisées pour des fins commerciales. Vous pouvez aussi travailler à tout moment et à n’importe quel endroit, car le logiciel peut fonctionner sur ordinateur, tablette et iphone ou Androïd. De plus, le logiciel se met à jour automatiquement dès que vous enregistrez des informations.

Comment utiliser un logiciel de gestion des congés et des absences ?

En général, les fournisseurs font de leur mieux pour que le logiciel soit facile à utiliser. Vous n’avez donc pas à vous soucier de la difficulté au niveau des manipulations de l’outil. Plusieurs solutions sont à votre disposition pour apprendre à utiliser le logiciel de gestion des congés et des absences:
-Demander une démonstration gratuite avant l’achat du logiciel.
-Fixer une session de formation afin de mieux connaître le système.
– Questionner le technico-commercial lors de la configuration du logiciel.
-Tester vous-même l’application en ligne.
Normalement, le vendeur d’un logiciel de gestion des congés et des absences vous fait parvenir un guide qui vous montre pas à pas comment manipuler l’outil. Vous n’avez qu’à suivre ce mode d’emploi pour tous les actes que vous voulez réaliser. Si vous avez du mal à vous servir du guide ou si vous avez besoin d’une assistance sur une action particulière, n’hésitez pas à contacter le vendeur. Vous pouvez les joindre par mail, par téléphone ou via leur site internet. Cette dernière est d’ailleurs la pratique pour la plupart.

Que faire en cas de problème ou de panne du logiciel ?

En cas de panne ou de dysfonctionnement au niveau du logiciel de gestion de congés et des absences, la première chose à faire en cas de problème est la vérification de votre connexion internet. Si vous constatez un problème au niveau du réseau, appelez immédiatement votre opérateur. Si ce n’est pas le cas, essayez de redémarrer le logiciel. Si le problème persiste, contactez le support du fournisseur et expliquez-leur votre souci. Avant de les joindre, vérifier l’heure où vous avez rencontré l’incident, noter ensuite les détails du problème afin qu’ils puissent mieux analyser d’où vient le réel souci. Cela peut être une panne générale venant de chez eux. Le service va vous proposer un dépannage à distance ou sur place selon votre cas. Le tarif du dépannage varie selon le vendeur et l’offre que vous avez choisie. Normalement, une fourchette de prix est donnée lors de la conclusion de votre contrat.
Comme le logiciel de gestion des congés et des absences peut être utilisé à tout moment, vous pourriez éventuellement rencontrer la panne lors d’un week-end ou en dehors des horaires d’ouverture. Certaines sociétés disposent d’un service de permanence ou d’astreinte qui peuvent vous aider à y remédier. Certaines entreprises vous offrent également la possibilité de créer un ticket en ligne et un technicien reviendra vers vous par la suite pour une intervention.

Quels sont les tarifs d’un logiciel de gestion des congés et des absences ?


Il est difficile de donner le prix exact d’un logiciel de gestion des congés et des absences. Les tarifs varient d’une société à l’autre. L’élément le plus important à prendre en compte pour définir le prix est la forme de votre société (TPE, PME ou grande entreprise) ou le nombre de salariés et l’effectif des personnes qui vont utiliser la solution dans la société. La plupart des sociétés proposent un abonnement mensuel ou annuel. Le tarif est beaucoup moins cher si vous optez pour un engagement à l’année. Il est aussi possible d’avoir une offre sur-mesure. Le mieux c’est de demander directement un devis auprès d’un commercial. Il va vous faire parvenir les différentes offres qu’ils proposent ainsi que les détails de chaque formule. Les prix sont généralement visibles sur leur site internet, mais vous avez aussi le droit de demander un devis en ligne.
Les coûts dépendent également des fonctionnalités et des autres avantages que vous voulez avoir en sus sur le logiciel de gestion des congés et des absences.

Certains fournisseurs vous offrent la possibilité d’utiliser la solution gratuitement, mais les fonctionnalités et l’effectif des utilisateurs sont très restreints. Cela vous aide pour vous familiariser avec l’outil et vous donne le temps de réfléchir avant d’acheter le logiciel.

 

 

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